CRM-Software für Kleinunternehmen — Der grosse Vergleich 2026

CRM-Software für Kleinunternehmen ist eine digitale Lösung, die Kundenkontakte, Verkaufschancen und Kommunikation zentral verwaltet — speziell zugeschnitten auf die Anforderungen kleiner Teams mit begrenztem Budget und dem Bedarf an einfacher Bedienung.

91 % der Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitenden nutzen bereits ein CRM-System. Doch bei Kleinunternehmen sieht die Realität anders aus: Viele verwalten Kunden noch in Excel, Outlook oder im Kopf des Inhabers. Das Problem ist selten das Budget — professionelle CRM-Software startet bei 0 bis 25 USD pro Nutzer. Das Problem ist die Auswahl: Über ein Dutzend Anbieter kämpfen um den KMU-Markt, jeder mit anderen Stärken, Grenzen und Preismodellen. Für den gesamten Einführungsprozess empfehlen wir unseren Leitfaden zur CRM-Einführung.

Das Wichtigste in Kürze

• 5 CRM-Systeme verglichen: Salesforce Starter Suite, HubSpot Free, Pipedrive, Zoho CRM und Monday CRM — mit Preisen, Funktionen und ehrlicher Bewertung der Skalierbarkeit.
• Messbare Rendite: Laut Nucleus Research (2023) bringt jeder in CRM investierte Dollar durchschnittlich 3,10 Dollar Ertrag — vorausgesetzt, das System wird tatsächlich genutzt.
• Skalierbarkeit entscheidet: Der teuerste CRM-Wechsel ist der nach 18 Monaten, weil das Einstiegssystem nicht mitwächst. Wählen Sie ein System, das mit Ihrem Unternehmen skaliert.

Dieser Artikel vergleicht die fünf relevantesten CRM-Systeme für Kleinunternehmen, zeigt die realen Kosten im ersten Jahr und gibt eine klare Entscheidungshilfe nach Unternehmenssituation.

Der grosse Vergleich: 5 CRM-Systeme für Kleinunternehmen

Nicht jede CRM-Software passt zu jedem Kleinunternehmen. Entscheidend sind vier Faktoren: Einstiegskosten, Skalierbarkeit, Funktionsumfang und wie schnell das Team produktiv wird. Hier die fünf relevantesten Optionen im direkten Vergleich:

Kriterium	Salesforce Starter Suite	HubSpot Free CRM	Pipedrive Lite	Zoho CRM Free	Monday CRM Basic
Preis/Nutzer/Monat	25 USD	0 USD (2 Nutzer)	14 USD	0 USD (3 Nutzer)	12 USD (min. 3 Sitze)
Nächste Stufe	Pro Suite 100 USD	Starter 15 USD	Growth 39 USD	Standard 14 USD	Standard 17 USD
Kontaktlimit	Unbegrenzt	1’000’000	Unbegrenzt	5’000	Unbegrenzt
Automatisierungen	Ja (Flows)	Stark eingeschränkt	Ab Growth (39 USD)	Eingeschränkt	Ab Standard (17 USD)
Reporting	Anpassbare Dashboards	Basis-Dashboards	Anpassbar	Basis	Anpassbar
E-Mail-Integration	Outlook, Gmail	Gmail, Outlook	Gmail, Outlook	Gmail, Outlook	Gmail, Outlook
API & Integrationen	4’000+ (AppExchange)	1’600+	400+	800+	200+
Mobile App	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Skalierbarkeit	Enterprise-ready	Kosten steigen schnell	Begrenzt ab 50 Nutzer	Gut bis Mittelstand	Begrenzt
Ideal für	Wachstumsorientierte KMU	Micro-Teams zum Testen	Reine Vertriebsteams	Budget-bewusste Teams	Teams aus dem Projektmanagement

Einen noch breiteren Überblick mit 14 Systemen — inklusive Schweizer Anbietern wie Bexio und Abacus — bietet unser CRM-Vergleich für den DACH-Raum.

Salesforce Starter Suite — Der skalierbare Einstieg

Salesforce hält mit rund 21 % den grössten globalen CRM-Marktanteil (IDC, 2024) — und ist entgegen verbreiteter Annahmen nicht nur für Grosskonzerne. Die Starter Suite für 25 USD pro Nutzer und Monat bietet:

• Kontakt- und Opportunity-Management mit vollständiger Kommunikationshistorie
• Anpassbare Sales-Pipeline mit Drag-and-Drop
• E-Mail-Integration (Outlook/Gmail) mit automatischer Zuordnung
• Dashboards und Berichte — konfigurierbar, nicht nur vorgefertigt
• Automatisierte Aufgaben und Erinnerungen via Salesforce Flows

Der entscheidende Vorteil: Wenn das Unternehmen wächst, steht das gesamte Salesforce-Ökosystem bereit — Pro Suite, Enterprise, Marketing Cloud, Service Cloud, AppExchange mit über 4’000 Integrationen. Kein Datenverlust, kein Systemwechsel. Laut der Salesforce Customer Success Survey (2022) berichten Kunden von durchschnittlich 26 % höherer Mitarbeiterproduktivität.

Einschränkungen: Kein Gratis-Plan. Die Konfiguration erfordert anfangs mehr Aufwand als bei einfacheren Tools — ein Grund, warum viele KMU die Einführung mit einem erfahrenen Partner umsetzen.

Ideal für: Kleinunternehmen, die Wachstum planen und nicht nach 18 Monaten das System wechseln wollen.

HubSpot CRM — Der Gratis-Einstieg mit Grenzen

HubSpot bietet einen grosszügigen Gratisplan mit grundlegendem Kontaktmanagement, E-Mail-Tracking und einem einfachen Pipeline-Board für bis zu 2 Nutzer. Für Solo-Unternehmer oder Zwei-Personen-Teams kann das zum Einstieg reichen.

Die Grenzen zeigen sich bei Wachstum: Automatisierungen, erweitertes Reporting und benutzerdefinierte Felder sind erst in den kostenpflichtigen Plänen verfügbar. Der Starter-Plan kostet 15 USD pro Nutzer, doch die Professional-Edition steigt auf rund 90 USD pro Nutzer — und dort werden die Kosten für ein kleines Team schnell signifikant.

Einschränkungen: Der Gratisplan enthält HubSpot-Branding in E-Mails, limitierte Automatisierungen und eingeschränktes Reporting. Der Sprung von Free zu Professional ist preislich steil.

Ideal für: Micro-Unternehmen mit 1–3 Personen, die testen wollen, ob CRM etwas für sie ist.

Pipedrive — Der Spezialist für Vertriebsteams

Pipedrive wurde von Vertriebsprofis für Vertriebsprofis gebaut. Die visuelle Pipeline ist intuitiv, die Einrichtung dauert Minuten statt Stunden. Mit 84 % der Kunden unter 100 Mitarbeitenden ist Pipedrive klar auf kleine Teams ausgerichtet.

Der Lite-Plan startet bei 14 USD pro Nutzer. Automatisierungen und erweiterte Berichte sind allerdings erst ab dem Growth-Plan für 39 USD verfügbar — ein wichtiger Kostenfaktor bei wachsenden Teams.

Einschränkungen: Pipedrive bleibt ein reines Vertriebs-Tool. Es gibt kein Marketing-Modul, keinen Service-Bereich und das Ökosystem ist kleiner als bei Salesforce oder HubSpot. Bei mehr als 50 Nutzern stösst die Plattform an ihre Grenzen.

Ideal für: Reine Vertriebsteams, die einen schnellen, visuellen Überblick über ihre Pipeline brauchen — ohne Ambitionen auf Marketing- oder Service-Automation.

Zoho CRM — Das Budget-Komplettpaket

Zoho bietet einen kostenlosen Plan für bis zu 3 Nutzer und ein umfangreiches App-Ökosystem (Zoho One mit über 50 Apps). Die Standardversion für 14 USD pro Nutzer ist eine der günstigsten professionellen CRM-Lösungen. Für Micro-Unternehmen gibt es zudem Bigin by Zoho ab 7 USD pro Nutzer.

Einschränkungen: Die Benutzeroberfläche wirkt weniger modern als bei der Konkurrenz. Die Dokumentation ist unübersichtlich, und im DACH-Raum gibt es deutlich weniger lokale Implementierungspartner als bei Salesforce. Der kostenlose Plan limitiert auf 5’000 Kontakte.

Ideal für: Preisbewusste Kleinunternehmen, die das gesamte Zoho-Ökosystem nutzen wollen (E-Mail, Projekte, Buchhaltung).

Monday CRM — Der Newcomer aus der Projektmanagement-Welt

Monday.com ist primär als Projektmanagement-Tool bekannt und hat sein CRM-Modul in den letzten Jahren ausgebaut. Der Basic-Plan startet bei 12 USD pro Nutzer — allerdings mit einem Minimum von 3 Sitzen und dem Verkauf in 5er-Schritten darüber.

Die Stärke liegt in der vertrauten Oberfläche: Teams, die Monday bereits für Projektmanagement nutzen, finden sich schnell zurecht. Die CRM-Funktionalität ist jedoch weniger ausgereift als bei spezialisierten Anbietern.

Einschränkungen: Kein kostenloser CRM-Plan. Die Mindestabnahme von 3 Sitzen verteuert den Einstieg für Kleinstteams. Automatisierungen erst ab Standard (17 USD), weniger Integrationen als die Konkurrenz, kein AppExchange-Äquivalent.

Ideal für: Teams, die Monday bereits für Projektmanagement nutzen und CRM in derselben Umgebung wollen.

Welches CRM passt zu Ihrem Kleinunternehmen?

Statt einer pauschalen Empfehlung geben wir vier Szenarien — denn die richtige Wahl hängt von Ihrer Situation ab:

Szenario 1: Dienstleister mit 5–15 Mitarbeitenden

Empfehlung: Salesforce Starter Suite

Sie haben einen definierten Vertriebsprozess, brauchen Pipeline-Transparenz und wollen in den nächsten Jahren wachsen. Salesforce wächst mit — von der Starter Suite über Pro Suite bis Enterprise. Die Investition von 25 USD pro Nutzer rechnet sich durch strukturierte Prozesse und verlässliches Reporting.

Szenario 2: Solo-Unternehmer oder Micro-Team (1–3 Personen)

Empfehlung: HubSpot Free oder Zoho Free

Wenn jeder Franken zählt und das Team aus maximal 3 Personen besteht, reicht ein Gratisplan für den Einstieg. Planen Sie aber den Wechsel ein, sobald Sie 5–10 aktive Kunden haben und Automatisierungen brauchen.

Szenario 3: Vertriebsteam mit Fokus auf Deals

Empfehlung: Pipedrive Lite oder Growth

Ihr Team lebt von der Pipeline — jede Woche Dutzende Leads, kurze Verkaufszyklen, klarer Prozess. Pipedrive bildet genau diesen Workflow ab, ohne Ballast. Wenn Sie allerdings auch Marketing oder Service abbilden wollen, stösst Pipedrive an seine Grenzen.

Szenario 4: Wachsendes KMU mit komplexen Anforderungen

Empfehlung: Salesforce Pro Suite

Ab 10–20 Mitarbeitenden brauchen Sie Marketing-Automation, erweitertes Reporting und Integrationen mit dem Rest Ihres Tech-Stacks. Salesforce Pro Suite für 100 USD pro Nutzer bietet all das — und die Möglichkeit, auf Enterprise zu wachsen, ohne das System zu wechseln. Wie ein fertig konfiguriertes CRM im Alltag konkret aussieht, zeigt unser CRM-System Beispiel mit Salesforce.

In unseren Kundenprojekten sehen wir immer wieder: Der teuerste CRM-Wechsel ist der, den man nach 18 Monaten machen muss, weil das Einstiegssystem nicht mitwächst. Startups mit besonders dynamischen Anforderungen finden in unserem Artikel CRM für Startups eine spezifische Entscheidungshilfe.

Was CRM-Software wirklich kostet — die ehrliche Rechnung

Die Lizenzkosten sind nur ein Teil der Gleichung. Hier eine realistische Aufstellung für ein Kleinunternehmen mit 5 Nutzern im ersten Jahr:

Kostenfaktor	Gratisplan	Salesforce Starter	Salesforce Pro Suite
Lizenz/Monat	0 CHF	125 USD (5 x 25)	500 USD (5 x 100)
Lizenz/Jahr	0 CHF	~1’500 USD	~6’000 USD
Einrichtung	Eigenregie	CHF 5’000–7’000 (Quick Start)	CHF 5’000–7’000 (Quick Start)
Schulung	Selbststudium	Inklusive (Quick Start)	Inklusive (Quick Start)
Datenmigration	Manuell	Inklusive (Quick Start)	Inklusive (Quick Start)
Total Jahr 1	0 CHF + viel interne Zeit	~CHF 6’500–8’500	~CHF 11’000–13’000

Zum Vergleich: Ein klassisches CRM-Implementierungsprojekt mit einer Beratungsfirma kostet CHF 30’000–80’000 und dauert 3–6 Monate. Laut dem Johnny Grow CRM Failure Report überschreiten zwei Drittel aller CRM-Implementierungen das ursprüngliche Budget — der Median liegt bei 30–49 % Mehrkosten. Eine klare Anforderungsliste und ein fokussierter Implementierungsansatz sind die beste Versicherung dagegen.

Und die Rendite? Laut Nucleus Research (2023) bringt jeder in CRM investierte Dollar durchschnittlich 3,10 Dollar Ertrag. Bei einem Investment von CHF 6’500 im ersten Jahr entspricht das einem potenziellen Ertrag von über CHF 20’000 — vorausgesetzt, das System wird tatsächlich genutzt. Wer den Einführungsprozess verstehen will, findet in unserem CRM-Einführungsleitfaden die sieben Schritte zum erfolgreichen Start.

Worauf Kleinunternehmen bei der CRM-Wahl achten müssen

Bevor Sie Demos buchen und Preise vergleichen, klären Sie vier strategische Fragen:

1. Skalierbarkeit vor Features

Ein CRM, das heute perfekt passt, muss auch in 3 Jahren funktionieren. Fragen Sie: Was passiert, wenn wir von 5 auf 20 Nutzer wachsen? Was kostet die nächste Edition? Müssen wir Daten migrieren? Laut Fortune Business Insights wächst der globale CRM-Markt auf über 126 Milliarden USD im Jahr 2026 — die Anbieter investieren massiv in ihre Plattformen, und die Unterschiede in der Skalierbarkeit werden grösser, nicht kleiner.

2. Implementierungsaufwand realistisch einschätzen

42 % der Unternehmen nennen fehlendes Training als grösste Hürde bei der CRM-Einführung. Ein „einfach zu bedienendes” Tool nützt nichts, wenn das Team nicht weiss, wie es die Pipeline pflegen, Leads qualifizieren und Berichte lesen soll. Kalkulieren Sie Schulungszeit ein — oder arbeiten Sie mit einem Implementierungspartner, der Schulung im Paket mitliefert.

3. Integration mit bestehenden Tools

Ihr CRM muss sich nahtlos in Ihren bestehenden Tech-Stack einfügen: E-Mail (Outlook/Gmail), Kalender, allenfalls ERP oder Buchhaltungssoftware. Prüfen Sie vor der Wahl, ob native Integrationen existieren oder ob Middleware wie Zapier nötig ist — das verursacht zusätzliche Kosten und Komplexität.

4. Cloud statt On-Premise

87 % aller CRM-Lösungen laufen heute cloudbasiert. Für Kleinunternehmen gibt es keinen Grund mehr für eine lokale Installation — Cloud-CRM bietet automatische Updates, mobilen Zugriff und deutlich geringere IT-Kosten. Alle fünf verglichenen Systeme sind cloudbasiert.

Wenn Sie noch klären möchten, was ein CRM-System überhaupt leistet und ob es sich für Ihre Situation lohnt, empfehlen wir unseren Einstiegsartikel CRM-System einfach erklärt. Für eine detaillierte Analyse, ab wann Excel nicht mehr reicht, lesen Sie unseren Artikel zur Kundenverwaltung mit Excel. Einen breiteren Vergleich von acht Tools — vom kostenlosen Adressbuch bis zum Enterprise-CRM — bietet unser Kontaktmanagement Software Vergleich. Und wer speziell nach Vertriebslösungen mit Pipeline-Fokus sucht, findet in unserem Vertriebssoftware-Vergleich fünf Tools im direkten Test.

Nächster Schritt: Die richtige CRM-Software für Ihr Kleinunternehmen wählen

Sie kennen jetzt die fünf relevantesten Optionen, die realen Kosten und die Entscheidungskriterien. Der nächste Schritt: eine kurze Bestandsaufnahme. Wie viele Kontakte verwalten Sie? Wie sieht Ihr Vertriebsprozess aus? Welche Tools nutzen Sie heute?

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