Von Excel zum CRM — Die Migrationsanleitung für KMU

CRM statt Excel beschreibt den Wechsel von einer tabellenbasierten Kundenverwaltung zu einem professionellen Customer-Relationship-Management-System — inklusive Datenexport, Bereinigung, Feld-Mapping und strukturierter Migration.

Laut dem Act! CRM Survey Report (2022) verwalten 39 % der KMU-Inhaber ihre Kundendaten noch in Tabellen. Gleichzeitig setzen laut Grand View Research (2024) bereits 91 % der Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitenden ein CRM-System ein. Doch der Wechsel scheitert selten an der Technik — sondern an der Vorbereitung. Wer seine Excel-Daten unbereinigt ins CRM schiebt, startet mit denselben Problemen in einem neuen System.

Das Wichtigste in Kürze

• Vorbereitung entscheidet: 60–70 % der Migrationszeit entfallen auf Bereinigung und Feld-Mapping — nicht auf den eigentlichen Import. Wer diesen Schritt überspringt, importiert Duplikate, veraltete Einträge und inkonsistente Formate.
• 6-Schritte-Prozess: Bestandsaufnahme, Export, Bereinigung, Feld-Mapping, Testimport, Go-Live — ein strukturierter Ablauf verhindert die typischen Migrationsfehler.
• Messbare Rendite: Laut Nucleus Research (2024) bringt jeder in CRM investierte Dollar durchschnittlich 3,10 Dollar Ertrag — vorausgesetzt, die Datengrundlage stimmt.

Dieser Artikel zeigt die sechs konkreten Schritte der Migration von Excel zum CRM, die fünf häufigsten Fehler und ein Praxisbeispiel mit Salesforce. Für den vollständigen Einführungsprozess — von der Strategiedefinition bis zur Team-Schulung — empfehlen wir unseren Leitfaden zur CRM-Einführung.

Warum der Wechsel jetzt fällig ist

Die Frage ist nicht ob, sondern wann. Unser Artikel zu den Grenzen der Kundenverwaltung mit Excel beschreibt die sieben Warnsignale im Detail. Hier die Kurzfassung:

• Versionskonflikte: Mehrere Personen arbeiten an derselben Datei — Änderungen gehen verloren
• Keine Automatisierung: Follow-up-Erinnerungen, Aufgaben und E-Mail-Zuordnung existieren nicht
• Kein Reporting: Die Pipeline ist intransparent, Forecasts erfordern stundenlange manuelle Arbeit
• Fehlerrisiko: Laut einer Metastudie von Poon et al. (2024) enthalten 94 % aller geschäftlich genutzten Spreadsheets Fehler

Wenn zwei oder mehr dieser Punkte zutreffen, ist der wirtschaftliche Wendepunkt erreicht. Der nächste Schritt ist nicht „ein besseres Excel” — sondern ein System, das für Kundenbeziehungen gebaut wurde.

Die 6 Schritte der CRM-Migration

Schritt 1: Bestandsaufnahme — Wo liegen Ihre Daten?

Bevor Sie exportieren, brauchen Sie ein vollständiges Bild. Kundendaten liegen in KMU selten an einem einzigen Ort:

Quelle	Typische Inhalte	Priorität
Excel-Haupttabelle	Firmennamen, Kontakte, Telefonnummern	Hoch
Outlook/Gmail-Kontakte	E-Mail-Adressen, Notizen, Kategorien	Hoch
E-Mail-Postfächer	Kommunikationshistorie, Angebote als Anhang	Mittel
ERP-System	Rechnungsadressen, Umsatzhistorie	Mittel
Notizbücher/Visitenkarten	Messe-Kontakte, handschriftliche Notizen	Niedrig

Erstellen Sie eine einfache Inventarliste: Quelle, Anzahl Datensätze, vorhandene Felder. Diese Übersicht wird die Grundlage für das Feld-Mapping in Schritt 4.

Schritt 2: Daten exportieren und sichern

Exportieren Sie alle identifizierten Quellen in ein einheitliches Format — idealerweise CSV oder XLSX. Konkret bedeutet das:

• Excel-Tabellen: Als CSV exportieren (Datei → Speichern unter → CSV UTF-8)
• Outlook-Kontakte: Datei → Öffnen und Exportieren → In Datei exportieren → Kommagetrennte Werte
• Gmail-Kontakte: contacts.google.com → Exportieren → Google CSV
• ERP-Daten: Kundenexport über die Exportfunktion des Systems

Speichern Sie die Originaldateien unverändert als Backup. Jede Bereinigung erfolgt auf Kopien — nie am Original.

Schritt 3: Daten bereinigen und standardisieren

Dies ist der zeitaufwendigste und zugleich wichtigste Schritt. Erfahrungsgemäss entfallen 60–70 % der Migrationszeit auf die Bereinigung. Laut einer Plauti-Analyse von über 12 Milliarden Salesforce-Datensätzen sind mehr als 45 % aller manuell erfassten Einträge Duplikate — in gewachsenen Excel-Listen liegt die Rate erfahrungsgemäss noch höher.

Bereinigungscheckliste:

1. Duplikate identifizieren: Gleicher Kontakt unter verschiedenen Schreibweisen? „Müller AG” und „Mueller AG, Zürich” zusammenführen
2. Veraltete Einträge entfernen: Kontakte ohne Aktivität seit über 12 Monaten in ein Archiv verschieben — nicht ins neue CRM
3. Formate vereinheitlichen: Telefonnummern (+41 44 123 45 67), Postleitzahlen (vierstellig), Firmennamen (ohne Rechtsformvarianten)
4. Pflichtfelder prüfen: Jeder Kontakt braucht mindestens Firmenname, Ansprechpartner und eine gültige E-Mail oder Telefonnummer
5. Datenqualität dokumentieren: Wie viele Einträge bereinigt, zusammengeführt, gelöscht? Diese Zahlen brauchen Sie für die Validierung

Schritt 4: Feld-Mapping definieren

Das Feld-Mapping übersetzt Ihre Excel-Struktur in die CRM-Struktur. Welche Spalte wird welchem CRM-Feld zugeordnet?

Excel-Spalte	CRM-Feld (Salesforce)	Hinweis
Firma	Account Name	Pflichtfeld
Ansprechpartner	Contact: Last Name + First Name	In zwei Felder aufteilen
E-Mail	Contact: Email	Validierung: Format prüfen
Telefon	Contact: Phone	Format: +41…
Adresse	Account: Billing Address	In Strasse, PLZ, Ort aufteilen
Notizen	Contact: Description	Freitext
Status	Opportunity: Stage	Mapping auf Pipeline-Phasen
Letzter Kontakt	Activity: Date	Nur letzte 12 Monate

Drei Entscheidungen, die Sie vor dem Import treffen müssen:

1. Was wird nicht übernommen? Spalten ohne CRM-Äquivalent (z. B. interne Kommentare, temporäre Markierungen)
2. Was fehlt im Datensatz? CRM-Pflichtfelder, die in Excel nicht existieren (z. B. Lead-Quelle, Pipeline-Phase)
3. Wie werden Beziehungen abgebildet? Ein Kontakt gehört zu einer Firma (Account) — diese Zuordnung muss im Mapping explizit sein

Für eine detailliertere Anleitung zum Aufbau der richtigen Datenstruktur empfehlen wir unseren Artikel zum Aufbau einer professionellen Kundendatenbank.

Schritt 5: Testimport und Validierung

Importieren Sie eine Stichprobe — 30 bis 50 Datensätze — und prüfen Sie systematisch:

• Feld-Zuordnung: Sind Vor- und Nachname korrekt getrennt? Stimmen die Telefonnummernformate?
• Beziehungen: Ist jeder Kontakt dem richtigen Account zugeordnet?
• Duplikaterkennung: Erkennt das CRM Duplikate zwischen importierten und bestehenden Daten?
• Sonderzeichen: Umlaute (ä, ö, ü), Sonderzeichen und Zeilenumbrüche korrekt übernommen?

Erst nach erfolgreicher Validierung folgt der vollständige Import. Korrekturen am Mapping sind vor dem Vollimport einfach — danach aufwendig.

Schritt 6: Vollständige Migration und Stichtag

Nach dem Testimport folgen drei Schritte in schneller Folge:

1. Vollimport: Den gesamten bereinigten Datenbestand importieren
2. Stichtag definieren: Ab Datum X ist das CRM die einzige offizielle Datenquelle — nicht mehr Excel
3. Excel-Dateien archivieren: Alte Dateien in einen Archivordner verschieben und als „nicht mehr aktuell” kennzeichnen

Der Stichtag ist entscheidend. Solange das Team parallel in Excel und CRM arbeitet, entsteht ein Datenchaos, das schlimmer ist als der Ausgangszustand. Unsere CRM-Einführung Checkliste mit 15 Prüfpunkten hilft sicherzustellen, dass kein kritischer Schritt vor, während und nach dem Go-Live vergessen wird. Laut dem Salesforce State of Sales Report (2023) verbringen Vertriebsmitarbeitende nur 28 % ihrer Arbeitszeit mit aktivem Verkaufen — doppelte Datenpflege verschärft dieses Problem.

Die 5 häufigsten Migrationsfehler

1. Schmutzige Daten 1:1 übernehmen

Wer Duplikate, veraltete Einträge und inkonsistente Formate unbereinigt importiert, startet das CRM mit einer veralteten Datenbasis. Laut dem Validity State of CRM Data Management Report (2025) haben 37 % der befragten Unternehmen durch schlechte Datenqualität Umsatz verloren.

2. Keinen Stichtag setzen

Ohne klaren Stichtag arbeitet ein Teil des Teams im CRM, der andere weiterhin in Excel. Das Ergebnis: zwei Wahrheiten, keine davon vollständig.

3. Alles auf einmal migrieren wollen

Kontakte, Opportunities, E-Mails, Dokumente, historische Daten — alles am ersten Tag. Statt dessen: Mit Kontakten und offenen Verkaufschancen starten. Historische Daten bei Bedarf nachziehen.

4. Kein Testimport

Der Vollimport ohne vorherigen Test ist wie ein Fallschirmsprung ohne Probepackung. Fehler im Feld-Mapping (z. B. Vorname und Nachname vertauscht) betreffen dann den gesamten Datenbestand.

5. Das Team nicht vorbereiten

Die Migration ist ein technischer Vorgang — der Erfolg ist ein menschlicher. Wenn das Team nicht versteht, warum der Wechsel stattfindet und wie das neue System ihren Alltag verbessert, sinkt die Akzeptanz. In unseren Kundenprojekten sehen wir den grössten Unterschied, wenn mindestens zwei bis drei Stunden praxisorientierte Schulung mit echten Daten stattfinden.

Excel-CRM-Vorlage — Lohnt sich der Zwischenschritt?

Wer nach „Excel CRM Vorlage” sucht, hofft auf eine strukturierte Tabelle, die CRM-Funktionen simuliert — Pipeline-Spalten, Status-Dropdowns, Kontakthistorie. Solche Vorlagen existieren und können für Einzelpersonen mit wenigen Kontakten eine Übergangslösung sein.

Doch eine Vorlage löst die strukturellen Probleme nicht:

• Keine Automatisierung: Erinnerungen, Follow-ups und E-Mail-Zuordnung bleiben manuell
• Kein Mehrbenutzerzugriff: Versionskonflikte entstehen, sobald zwei Personen gleichzeitig arbeiten
• Keine Duplikaterkennung: Die Vorlage erkennt „Müller AG” und „Mueller AG” nicht als denselben Kunden
• Kein Reporting: Pipeline-Wert, Aktivitäten und Forecasts erfordern manuelle Pivot-Tabellen

In unserer Erfahrung ist die Excel-CRM-Vorlage kein sinnvoller Zwischenschritt. Der Aufwand, eine Vorlage einzurichten und zu pflegen, übersteigt den Aufwand eines CRM-Einstiegs — zumal professionelle Systeme wie Salesforce Starter Suite bereits ab 25 USD pro Nutzer und Monat verfügbar sind.

Praxisbeispiel: Von der Excel-Liste zum Salesforce-CRM

Ein typisches Szenario aus unseren Kundenprojekten: Ein Schweizer Dienstleistungsunternehmen mit 12 Mitarbeitenden verwaltet 400 Kontakte in drei verschiedenen Excel-Dateien. Die Vertriebsleiterin hat den Überblick, aber niemand sonst. Wenn sie im Urlaub ist, weiss das Team nicht, welche Angebote offen sind.

Die Migration in Zahlen:

Schritt	Aufwand	Ergebnis
Bestandsaufnahme	2 Stunden	3 Excel-Dateien + Outlook-Kontakte identifiziert
Export & Bereinigung	8 Stunden	400 → 280 aktive Kontakte (30 % Duplikate/veraltet)
Feld-Mapping	3 Stunden	12 Excel-Spalten → 15 CRM-Felder
Testimport	2 Stunden	50 Kontakte validiert, 2 Mapping-Korrekturen
Vollimport	1 Stunde	280 Kontakte + 35 offene Opportunities
Team-Schulung	3 Stunden	4 Vertriebspersonen produktiv

Gesamtaufwand auf Kundenseite: rund 19 Stunden über 3 Wochen. Ergebnis: Eine zentrale Datenbank mit bereinigten Daten, Pipeline-Transparenz und automatisierten Follow-up-Erinnerungen.

Laut Salesforce (2022) berichten Unternehmen nach der CRM-Einführung von 26 % höherer Mitarbeiterproduktivität. In diesem Szenario bedeutet das: mehr Zeit für Verkaufsgespräche, weniger für Datensuche in drei verschiedenen Tabellen.

Nächster Schritt: Von der Tabelle zum professionellen CRM

Die CRM-Migration muss kein Mammutprojekt sein. Unser Salesforce Quick Start liefert das Wesentliche in 30 Tagen — für einen Bruchteil der Kosten eines klassischen Implementierungsprojekts (CHF 5’000–7’000 statt CHF 30’000–80’000).

Wir übernehmen Datenmigration, Konfiguration und Team-Schulung. Sie investieren 3–5 Stunden pro Woche für Workshops und Feedback. Und wenn Ihr Team nach 30 Tagen nicht produktiv arbeitet? Dann bleiben wir dran — ohne Mehrkosten.

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